Văn phòng: A.001, 287 Phan Đình Phùng, Phường 15, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Điện thoại: (028) 3845997 hoặc (028) 73000387 Ext: 100 hoặc 102

Email:hanhchinh@cofer.edu.vn

  1. CHỨC NĂNG:

    - Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác: tổ chức nhân sự; hành chính; quản trị.

    - Kiện toàn bộ máy tổ chức: công tác nhân sự; quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng viên chức; thực hiện các chế độ, chính sách đối với CCVC; bảo vệ chính trị nội bộ; hành chính; quản trị; văn thư - lưu trữ; lễ tân; điều phối phương tiện công tác; đảm bảo an ninh, trật tự; công tác phòng cháy chữa cháy; quản lý về công tác y tế, an toàn vệ sinh môi trường lao động; giáo dục và chăm sóc sức khỏe cho học sinh - sinh viên (HS-SV) và công chức - viên chức (CC-VC) của trường thuộc trách nhiệm và thẩm quyền; công tác quản lý hoạt động hợp tác quốc tế.

    - Phát triển quan hệ hợp tác quốc tế của trường phù hợp với luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế; công tác quản lý và phát triển ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong mọi lĩnh vực hoạt động của trường.

    - Thực hiện công tác quản lý, đảm bảo hoạt động và phát triển ứng dụng CNTT trong quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường.

  2. NHIỆM VỤ

    Công tác tổ chức:

    - Xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của trường. Nghiên cứu tư vấn xây dựng, phát triển và điều chỉnh tổ chức bộ máy hoạt động trong trường, đề xuất thành lập, giải thể, sáp nhập các bộ phận theo quy chế tổ chức và hoạt động của trường.

    - Xây dựng chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ công tác, cách thức làm việc của các đơn vị trong nhà trường phù hợp với sự phát triển của trường. Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế, nội quy làm việc trong trường phù hợp với yêu cầu phát triển.

    - Lập kế hoạch nguồn nhân lực; tuyển dụng, sử dụng, sắp xếp, điều động; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong toàn trường đảm bảo cân đối phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực của từng người.

    - Tham mưu công tác quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm đội ngũ viên chức quản lý.

    - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực quản lý cho đội ngũ viên chức của trường. Cử viên chức, người lao động đi học tập, bồi dưỡng. Tham mưu tổ chức và phối hợp các phòng chức năng thực hiện việc tạo môi trường làm việc, văn hóa nơi công sở.

    - Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; nâng ngạch, chuyển ngạch viên chức; nâng bậc lương; phụ cấp giáo dục, phụ cấp thâm niên,chế độ nghỉ hưu, thôi việc, thai sản, trợ cấp khó khăn; các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người.

    - Quản lý và cập nhật hồ sơ, dữ liệu nhân sự; thực hiện bổ sung, lưu trữ hồ sơ, nhận xét đánh giá phân loại hàng năm, cập nhật danh sách công chức, viên chức thôi việc, chuyển công tác và nghỉ hưu hàng năm,

    - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Phối hợp nhận xét, đánh giá viên chức hàng năm. Chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác phục vụ cho việc xét đề nghị các danh hiệu NGND, NGƯT, các kỷ niệm chương trong trường.

    - Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng, lương, nâng ngạch, kỷ luật viên chức, thi đua, khen thưởng của trường.

    - Thực hiện thủ tục cho công chức, viên chức đi công tác, học tập ở nước ngoài. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp trường đi công tác.

    - Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, chống tham nhũng.

    - Chịu trách nhiệm chính trong việc xếp loại kết quả lao động áp dụng tính trả thu nhập tăng thêm; tham gia xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ của trường hàng năm.

    - Lập các biểu và thực hiện công tác thống kê theo quy định, báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường.

    Công tác hành chính:

    - Thực hiện công tác tổng hợp hành chính, văn thư, lưu trữ. Xử lý các văn bản đến nhanh chóng, kịp thời, theo đúng quy định.

    - Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp và xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của viên chức theo phân cấp ủy quyền của Hiệu trưởng như: cấp giấy đi đường, xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác- lưu trú tại trường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho CC-VC; sao y các văn bản do trường ban hành theo quy định.

    - Giám sát việc thực hiện các quy định về thủ tục hành chính của trường.

    - Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tiếp đón khách của trường. Đảm bảo chỗ ăn, ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại trường.

    - Phối hợp các bộ phận liên quan trong công tác tổ chức hội nghị viên chức hàng năm và các đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm của trường.

    - Phối hợp với Phòng Công tác sinh viên theo dõi việc thực hiện quy định về các hoạt động tuyên truyền, thông tin và quảng cáo tại các cơ sở thuộc trường.

    - Phối hợp với Công Đoàn và các đơn vị liên quan thực hiện công tác hiếu hỉ trong và ngoài trường.

    - Chịu trách nhiệm chính trong tổ chức, thiết kế, quản lý và phân phối các tặng phẩm của trường; mua sắm văn phòng phẩm, mua và phân phối báo cho các đơn vị.

    - Lập các biểu và thực hiện công tác thống kê theo quy định, báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường; lập lịch công tác tuần.

    - Quản lý tài sản là phương tiện ôtô; theo dõi, định mức nhiên liệu, mua sắm và duy tu xe ôtô của trường; quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của trường.

    - Tổ chức cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, quản lý kho.

    - In ấn các giấy tờ phục vụ công tác tuyển sinh, thi cử, các biểu mẫu và các sản phẩm truyền thông, nhận diện thương hiệu Nhà trường và các tài liệu khác.

    Công tác y tế:

    - Xây dựng nội dung và kinh phí hoạt động y tế cho từng năm học; tổ chức khám sức đầu năm cho HS-SV, khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho viên chức.

    - Sơ cứu, cấp cứu, cấp thuốc điều trị thông thường; chuyển bệnh nhân lên cơ sở y tế tuyến trên trong những trường hợp cần thiết

    - Tổ chức mua bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho công chức, viên chức, nhân viên và HS-SV.

    - Kiểm tra vệ sinh môi trường các Phòng, Khoa, Trung tâm, phòng học và các khu công cộng tại các cơ sở đào tạo.

    - Tuyên truyền, giáo dục, tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khỏe. bệnh học đường, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm; tuyên truyền, phòng chống HIV và AIDS, các bệnh xã hội và các hoạt động khác về y tế trường học; phối hợp với y tế tại địa phương, ngành liên quan trong việc triển khai, thực hiện phòng chống các bệnh dịch, các hoạt động y tế trường học và các hoạt động y tế khác; thực hiện sơ kết, tổng kết và báo cáo kết quả triển khai công tác y tế trường học theo quy định.

    Công tác Hợp tác Quốc tế

    - Lập chương trình và tổ chức thực hiện quan hệ hợp tác với các đối tác quốc tế. Mở rộng quan hệ và phát triển các loại hình hợp tác quốc tế. Đầu mối xúc tiến hợp tác quốc tế nhằm củng cố quan hệ quốc tế truyền thống, phát triển quan hệ quốc tế mới.

    - Quản lý việc điều hành các chương trình, dự án hợp tác quốc tế trong hoạt động khoa học và đào tạo được phân công. Đầu mối chuẩn bị hồ sơ, làm các thủ tục xin giấy phép hoạt động đối với các chương trình, dự án mới.

    - Quản lý các chương trình đào tạo ngắn hạn và giao lưu văn hóa của các trường nước ngoài tại trường.

    - Chuẩn bị, tổ chức các buổi làm việc và ghi chép biên bản các phiên làm việc giữa lãnh đạo trường với các đoàn khách nước ngoài. Tiếp nhận, soạn thảo, dịch và gửi các tài liệu, thư, điện tín phục vụ cho các hoạt động quan hệ quốc tế.

    - Chịu trách nhiệm chính tổ chức các hội nghị về hoạt động hợp tác quốc tế.

    - Tổ chức lưu trữ, thống kê, quản lý thông tin, tài liệu hồ sơ về quan hệ quốc tế đúng quy định hiện hành.

    - Lập chương trình các đoàn nước ngoài đến trường làm việc; tổ chức đón tiếp, làm việc, tham quan du lịch, bảo đảm hoạt động cho khách nước ngoài thuận lợi, an toàn, đúng quy định. Tiếp nhận quà tặng và chuẩn bị quà tặng cho khách nước ngoài.

    - Thực hiện công tác tổng hợp và báo cáo về hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định.

    - Thực hiện công tác báo cáo, thống kê theo quy định.

    Công tác công nghệ thông tin

    - Chủ trì xây dựng chiến lược công nghệ thông tin, kế hoạch phát triển hạ tầng và ứng dụng phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu và tư vấn của nhà trường

    - Chủ trì xây dựng các văn bản qui chế liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu và tư vấn của nhà trường, bao gồm cả hệ thống mạng và trao đổi thông tin trong nhà trường.

    - Tổ chức nghiên cứu, phân tích dự báo các vấn đề có liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ theo phân công

    - Quản lý hệ thống máy chủ, máy trạm, khảo thí và duy trì hệ thống mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) của nhà trường; là đầu mối kết nối với mạng thông tin giữa các tổ chức có liên quan

    - Chủ trì phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường viết phần mềm, xây dựng, quản hệ thống lý website.

    - Quản lý về mặt kỹ thuật toàn bộ các thiết bị tin học trong trường, bảo đảm sự hoạt động liên tục, thông suốt của hệ thống; hỗ trợ kỹ thuật cho người sử dụng khi có yêu cầu, phối hợp với các đơn vị thuộc nhà trường và các tổ chức có liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống tin học, cơ sở dữ liệu điện tử của nhà trường

    - Tổ chức xây dựng, thuê, mua, hướng dẫn sử dụng các phần mềm, thiết bị phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin của nhà trường theo qui định của pháp luật và phân công của Hiệu trưởng;

    - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc nhà trường và các cơ quan có liên quan trong việc xây dựng và tích hợp cơ sở dữ liệu về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của nhà trường, bao gồm cả công tác lưu trữ, xử lý, quản lý và kiểm soát việc khai thác nguồn thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định;

    - Kết hợp với bộ phận giảng dạy xây dựng, quản lý hệ thống học tập trực tuyến (Elearning), tổ chức thi trên máy tính, hỗ trợ và thực hiện các hoạt động tin học liên quan tới tuyển sinh, khảo thí

    -Tổ chức nghiên cứu khoa học và hợp tác nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

    - Tổ chức đào tạo nghiệp vụ công nghệ thông tin cho cán bộ, giáo viên nhà trường, chuyển giao công nghệ tư vấn về ứng dụng CNTT

  3. CÔNG TÁC KHÁC

    - Thực hiện công tác báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường

    - Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.

    - Phối hợp với các đơn vị chức năng thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình hoạt động của trường.

Lãnh đạo phòng

Trưởng phòng
ThS. Trần Hải Bằng

Phó Trưởng phòng
ThS. Huỳnh Thị Bích Ngọc

Danh sách CB-NV phòng Tổ chức hành chính:

STTHọ và tênHọc vịChức danh nghề nghiệp
1 Lao Triều Vỹ   Lái xe cơ quan
2 Đường Ân Đức Cử nhân Chuyên viên
3 Trần Thị Ngọc Lan Trung cấp Nhân viên y tế
4 Dương Bích Liễu   Nhân viên y tế
5 Nguyễn Thị Huyền Ly Trung cấp Cán sự
6 Phan Thị  Nhung   Nhân viên y tế
7 Nguyễn Tấn Tài   Lái xe cơ quan
8 Dương Thanh Thảo Cử nhân Chuyên viên
9 Nguyễn Thị Mộng Trinh Cử nhân Chuyên viên
10 Nguyễn Thị Thanh Trúc Thạc sĩ Giảng viên
11 Nguyễn Tấn Lộc Cử nhân Chuyên viên
12 Nguyễn Quốc Anh Cử nhân Chuyên viên
13 Trà Quốc Anh Thư Cử nhân Chuyên viên